Centraliser les documents dans chaque affaire ou projet

Dans la gestion d’affaires ou de projets, les documents sont le fil rouge : plans, devis, comptes rendus, photos, échanges clients… S’ils sont dispersés entre des mails, des dossiers personnels ou des applications non connectées, cela entraîne :

• des pertes de temps,

• des risques d’erreurs ou de doublons,

• une collaboration inefficace entre les équipes.

Centralisez tous les documents dans un espace unique lié à chaque affaire ou projet.

Que vous utilisiez un outil numérique dédié ou une organisation par dossiers partagés, l’essentiel est de :

1. Associer tous les fichiers à leur affaire correspondante, au même endroit,

2. Nommer les documents de façon claire (ex : Plan_chantier_Dupont_2025-08-01.pdf),

3. Partager cet espace avec tous les intervenants concernés (bureau, production, commercial, terrain...),

4. Ajouter les documents au fur et à mesure, dès leur réception ou leur création (et pas à la fin du projet).

• 📂 Un seul point d’accès pour toute l’information liée à un projet

• 🔎 Un gain de temps au quotidien : plus besoin de chercher

• 🔐 Moins de risques d’erreurs, de doublons ou de documents obsolètes

• 🤝 Une meilleure coordination entre les équipes internes et externes

• 📱 Une accessibilité facilitée, même à distance

Ajoutez une checklist documentaire à votre processus de gestion d’affaire : plans validés, devis signés, photos terrain, PV de réception, etc. Cela garantit que rien ne vous échappe, et que tout est correctement archivé.

Un projet bien documenté, c’est un projet mieux maîtrisé.

Souhaitez-vous que je vous rédige d'autres bonnes pratiques de ce type sur des sujets comme la planification, la gestion des temps, ou le suivi qualité ?